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管理标准化的价值——某设计院采购管理标准化案例
[ 时间:2015-08-03 10:19:14  |  浏览:3110次 ]

管理标准化的价值

——某设计院采购管理标准化案例

对于勘察设计企业而言,技术标准化得到了企业的高度重视,在企业内推行的较好,也促进了企业技术质量水平的提升。但管理标准化由于其无形化、应用结果的间接化,没有得到企业的普遍重视,虽然有些企业意识到管理标准化的重要性,但是由于急于求成、或者实施方法不当,效果也不明显。那么,应该如何有效推行企业的管理标准化呢?以下以笔者参与的一个咨询项目为例,描述管理标准化的设计和推进过程。

一、 项目背景与客户需求

A院自成立以来,主要从事电源和电网建设工程的设计工作。其在技术上精益求精,技术标准化工作开展得有声有色,技术水平较高,并制定出多项行业标准。在管理标准化上,由于过去重视程度不够,虽然也在推进,但进程缓慢。近些年,随着国家宏观环境的变化和产业政策的调整,A院开始进行业务转型升级,实施工程公司化和国际化的发展战略。伴随着EPC业务的开展,由于采购金额巨大,A院开展采购管理标准化的工作迫在眉睫。同时A院也希望以采购管理标准化为契机,推动院管理标准化整体工作。

通过调研,攀成德发现A院的采购呈现“分散”和“凌乱”的特点。院内采购由各个需求部门自行采购,总承包项目物资采购由总承包项目部采购;同时由于采购计划性较差,采购管理过程标准尚未建立,采购缺乏规范、有序的管理。具体表现在:

1. 采购对象的分散

A院尚未建立采购物资和服务的清单,无法分析每种物资或者服务的采购量和采购效果。由于缺乏清单,采购对象的划分不清晰,物资或者服务采购时候,需要院领导临时确定采购部门,导致效率低下。

2. 采购部门的分散

各需求部门自行采购,浪费采购资源。同时由于分散采购,无法发挥采购的规模经济效应,导致采购成本较高。另外,由于院里监督人员有限,无法对各部门采购进行有效监督,导致采购的浪费。根据攀成德的调研结果显示,单就院内采购而言,由于不规范操作,隐形采购成本每年支出500万,占院内采购支出的5%左右,而且由于没有记录,无法追溯。

3. 采购管理制度的分散

A院正式的采购制度只有《招标管理办法》,其他的关于采购的管理规定都分散在各物资和服务的管理制度中。而且这些“办法”和规定只是原则性的描述,无法规范采购管理。

4. 采购计划管理的凌乱

由于采购的“分散”,A院的采购计划性不强,在具体的采购操作中,是以付款审核代替计划管理。

5. 采购权限的凌乱

采购招标、合同会签以及付款会签中,会签部门负责审核什么内容并不清楚。而且由于审核缺乏依据,常常是见到前人签字就签字,没有起到实质性的管理与控制。

6. 供应商管理的凌乱

供应商名单分散在各部门,尚未建立供应商进入、供应商评价、供应商退出的闭环机制,无法从价值链的角度为A院提升顾客价值。

二、 我们的解决方案

通过深入分析A院采购管理面临的问题和总承包业务采购管理的实际需要,并考虑到未来的发展,攀成德利用管理标准化这一工具,梳理、规范并优化A院的采购管理。

1. 明确采购管理标准化的优化思路

面对A院采购管理的“分散”和“凌乱”两大顽症,攀成德开出了“有序”和“集中”两幅药剂。具体表现如下:

坚持以计划管理为主、例外管理为辅的原则,加强A院采购管理的计划性。在固定资产和运营服务采购上,实行年度计划,在勘测设计外委和总承包项目采购上,实行项目采购计划。

坚持以院集中管理为主,分散管理为辅的原则。供应商严格实行院集中管理,由采购部负责供应商名册的建立与更新管理。除院授权分散采购的物资和服务外,其他物资和服务一律由采购部集中采购。

坚持以招标采购为主,非招标采购为辅的原则。分散的物资实行打包批量的方式采购,满足招标条件的,执行招标采购。

坚持分级授权管理的原则。在采购需求审批、合同签署审批、采购付款审批上,实行分级授权管理。

坚持供应商分类分级管理的原理。加强同重要物资和服务的高级别的供应商建立长期、稳定的合作关系,增强供应链竞争力。

坚持采购监督管理的原则。加强采购过程的监督检查,特别是招标环节的监督检查。

2. 梳理采购管理对象,建立采购对象数据库,标准化采购对象

利用 “企业价值链”模型梳理A院的基础性活动和支持性活动,识别、归类采购对象。

图1:识别A院采购对象的企业价值量模型

  

A院当前主要从事勘察设计和总承包业务,所以在为企业直接创造价值的基础性活动中,识别出的采购对象有工程项目外委采购、出版外委采购、总承包项目物资(设备材料)和总承包项目分包采购,这类采购称为项目类采购。

在为企业间接创造价值的支持性活动中,识别出的采购对象有办公物资、固定资产以及运营服务(审计采购、咨询采购等),这类采购成为企业运营类采购。

在上述的工作的基础上,进一步细化各采购对象,形成A院的采购对象体系(见图2)。同时为了规范进而标准化管理,攀成德为每一类采购对象建立起了采购对象清单。

图2:A院采购采购体系

 

3. 采用采购的管理闭环模型标准化采购各环节规范采购管理,需要对采购的各个环节进行详细设计,提炼具体的管理方式,标准化采购管理各环节。为此攀成德利用采购管理闭环模型(见图3)对采购各环节进行梳理、规范。采购管理闭环的各环节包括:需求计划、采购方式、采购合同、合同执行、验收、付款、供应商管理以及供应商名录。

图3:采购管理闭环模型

 

对各采购对象进行采购闭环梳理并优化完善,提炼出具体的采购管理方式如表1所示。

表1:各采购对象的采购管理方式

 

4. 构建A院采购管理标准化实施模型

考虑A院采购管理实际运行的需要,攀成德从操作层面为A院设计了采购管理标准化实施模型(见图4)。

图4:A院采购管理标准化实施模型

 

A院采购管理标准化实施模型包括采购对象数据库、采购交易数据库和合格供应商名册数据库三大数据库以及采购交易系统和供应商管理系统两大系统。采购对象数据是依据采购对象体系(见图2)建立,并根据A院经营生产的需要进行动态的更新。采购交易数据库依据采购对象数据库而建立,并根据实时采购数据进行更新,同时为采购提供市场价格指导。供应商名册数据库依据供应商开发流程而建立,依据供应商评价而更新,为采购选择合格供应商提供基础和保障。采购交易系统阐述了各采购对象采购环节的管理,包括采购的计划与请购管理、采购管理、合同签订管理、合同执行管理、验收管理、结算与付款管理。供应商管理系统阐述了对供应商的管理方式,包括供应商开发管理、供应商选择管理、供应商评价管理和供应商退出管理。

5. 构建的“横向到边、纵向到底”的三维“金字塔”采购管理标准体系

标准化管理需要有高度的系统性和完整性。因此,攀成德构建了适合A院的“横向到边、纵向到底”的三维“金字塔”采购管理标准体系(见图5)。横向到边,覆盖了所有的采购对象。攀成德为A院设计的采购管理标准化体系规范了所有采购对象的采购管理方法。另外,A院的采购管理标准对各采购对象的各采购管理环节做了明确的规定。纵向到底,明确了在采购管理体系中A院不同层面人员的职责分工,在具体表现方式上,通过“规定”、“办法”、“细则”层层细化。

 

图5:A院采购管理标准化模型

 

在采购管理标准体系构建的基础上,攀成德设计、编写了各项采购管理标准(见图6)。在设计采购管理标准时,也明确了各管理标准的关系及接口,以此形成了完整的采购管理标准化系统。

图6:A院采购管理标准

 

三、 后记

在采购管理标准化设计之后,攀成德协助A院进行了标准的发布、宣贯、培训和试运行。经过6个月的试运行,攀成德针对试运行期间暴露出来的局部问题又进一步完善了相关管理标准,并正式发布实施。时至今日,采购管理标准已经正式运行了近2年。

为了验证采购管理标准化的实施效果,攀成德进行了对比分析。根据统计结果可以发现,采购标准实施后,采购年度支出综合降低了12%。其中由于集中采购,采购成本支出综合降低了5%,采购费用支出综合降低了7%。并且,采购流程透明规范,采购决策效率明显提高,摆脱了过去采购依赖领导决策、而领导由于信息不对称又无法负责的“人治”现象。

 

/包顺东(上海攀成德企业管理顾问有限公司,咨询经理)

 

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